Как лучше дома хранить документы: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

Как лучше дома хранить документы: Как правильно организовать хранение документов дома, популярные способы и идеи

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.  

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Как я организовала хранение документов у меня дома

Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.

Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.

Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.

1 шаг — оценка и план

Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:

Зачем вам организация?

Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.

 Как давно у вас беспорядок?

Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.

Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?

Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.

Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?

С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.

Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?

Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу

Какая организация в вашем доме хорошо работает?

Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.

Что работает плохо или совсем не работает?

Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.

Что хотите получить в итоге?

Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.

Какие сложности ожидаются?

• Документы не разобраны за целый год
• Документы хранятся не в одном месте
• У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.

Как их можно преодолеть?

Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)

Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.

У меня были в наличии следующие организационные материалы:

• несколько папок с файлами,
• три канцелярских папки с кольцами,
• несколько скоросшивателей,
• большая папка на замке для важных документов,
• много файлов,
• папки пластиковые разных цветов и размеров,
• наклейки для идентификации,
• один пластиковый органайзер.

Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.

2 шаг — сортировка документов по категориям

Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.

Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.

Вот как это выглядело:

Потом я приступила к оценке объема работ.

Вот фотографии того, что  мне требовалось разобрать:

Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.

3 шаг — минимизация

Список быстрой утилизации документов:

• нежелательная почта – такой не было
• рекламные каталоги – выбрасываю сразу
• объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
• журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
• Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
• Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
• Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
• Отработанные документы – таких оказалось тоже много

4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация

Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:

1. документы, которые я ношу всегда с собой
2. самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
3. остальные документы

Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.

В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.

В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.

Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.

Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.

До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:

Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.

Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.

Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.

После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).

Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.

Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.

Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.

В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:

Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.

Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)

Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.

Вот как это стало выглядеть в итоге:

Шаг 6 — утилизация

Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:

1)      Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,

2)      Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.

3)      Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.

Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка

После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.

Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.

В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.

Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).

Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.

Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.

Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.

Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.

Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.

Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.

Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.

Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!

Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

1. Почему порядок так важен
2. Как организовать хранение документов дома
3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
4. Систематизация
5. Системы хранения документов дома
6. Ящики для бумаг
7. Папки для документов
8. Коробки
9. Органайзеры
10. Сейфы
11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
14. Заключение

Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.

Почему порядок так важен

Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.

Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:

• 
  Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.

• 
  Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.

• 
  Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.

• 
  Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).

• 
  Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.

Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома

Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:

1. Тщательно перебрать архив.

2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.

3. Каталогизировать то, что осталось.

Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.

Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:

• 
  Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.

• 
  Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.

• 
  Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.

• 
  Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.

Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку

Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.

Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.

Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:

• 
  Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.

• 
  Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.

• 
  Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.

• 
  Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.

• 
  Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.

Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. 
   Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.

2. 
   У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.

3. 
   Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома

Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.

И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.

Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг

Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:

• 
  По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.

• 
  По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.

• 
  По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.

И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.

По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов

Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:

• 
  Занимают мало места сами по себе.

• 
  Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.

• 
  Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.

• 
  Не дают листам мяться и растрепываться.

Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки

Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.

Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).

После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:

• 
  Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).

• 
  Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры

А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.

Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:

• 
  Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.

• 
  Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.

• 
  Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.

Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы

А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:

• 
  Уберегают файлы от огня или влаги.

• 
  Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.

• 
  Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.

При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• 
  Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;

• 
  Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• 
  Сортер.

• 
  Канцелярские конверты.

• 
  Вертикальные лотки.

• 
  Стойки.

• 
  Портфели.

• 
  Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео

Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение

Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.

Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Как хранить документы дома? | Дом и семья

Организуем документацию

Самый простой способ держать личные документы в полном порядке и в то же время под рукой — это купить в канцелярском магазине большую и толстую папку на кольцах с прочным картонным основанием. Также нам понадобятся несколько тонких прозрачных папок-конвертов и дырокол.

Сколько нужно папок? Это зависит от того, сколько документов вы хотите поместить в импровизированный органайзер. Удобнее всего создать по одной папке на каждого члена семьи, где будут храниться личные документы: паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, трудовые договоры, дипломы об образовании и так далее. Также можно завести отдельную папку для хранения документов на недвижимость, имущество.

Нелишним будет оставить одну папку для сохранения особо важных чеков и гарантийных талонов, а еще одну — для сохранения квитанций оплаты за коммунальные услуги. Отдельный конверт можно выделить для общесемейных документов — например, свидетельства о браке. Для удобства вы можете подписать папки, наклеив на них соответствующие стикеры.

Ну дальше всё просто — берём дырокол и начинаем прокалывать конверты. Остается лишь вложить папки в большой органайзер. Таким образом, все документы будут под рукой, собранные в одном месте, но в то же время — рассортированы по категориям и подписаны. А форма конвертов позволит без труда вытащить нужную бумагу, не снимая папки с колец.

Небольшой совет: очень удобно сделать сразу много ксерокопий своих документов и потом пополнять запасы по мере расходования. Желательно сохранять и всевозможные медицинские бумаги — например, ксерокопии результатов анализов, ведь в поликлиниках велика вероятность утери личной карточки. Нелишним будет хранить копии документов, например, дома у родственников. Так вы значительно сэкономите усилия, если вдруг придётся заменять утерянный или испорченный документ. Ещё удобнее будет воспользоваться электронными копиями.

Электронные копии документов

В наш век компьютерных технологий создать электронный аналог личной документации — дело пяти минут. Отсканируйте страницы вашего паспорта, ИНН и прочих документов — и они всегда будут у вас под рукой. Затем можно скинуть документы на флешку и брать с собой вместо кипы бумаг. Ещё удобнее тот вариант, когда сканы документов хранятся у вас на электронной почте. Таким образом, у вас будут на руках все необходимые документы в любой точке земного шара, где возможно подключиться к интернету.

Но у этого способа есть один серьёзный недостаток: если случится неприятность и вашу электронную почту взломают, злоумышленники смогут воспользоваться и вашими документами. Поэтому нужно особенно тщательно отнестись к выбору пароля.

Как правильно хранить документы дома? | Практичный советник

Храним документы дома

Документы, свидетельства о рождении, о праве собственности, любовные письма, которые вы храните со времен своей юности, старые или редкие книги и т. д. должны храниться правильно, чтобы они не потерялись или не были повреждены.

Важные документы и бумаги должны храниться в специальных папках и местах, что позволит им избежать взглядов посторонних, липких пальцев ваших детей, зубов и когтей животных и неблагоприятных условий (влажности, жары, прямых солнечных лучей).

Перед тем как убрать бумаги на хранение, проведите их ревизию и сортировку. Некоторые документы вы должны хранить всю вашу жизнь (ИНН, паспорт, пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении и т. д.), другие достаточно хранить не более 3 лет (счета на квартиру, квитанции об уплате налогов), а третьи не более месяца (чеки, гарантийные талоны). Сразу избавьтесь от тех бумаг, которые вам точно не понадобятся.

Выбор способа и места хранения

Возможно, вы захотите приобрести специально изготовленные шкафы или сейф. В идеале они должны быть огнеупорными, водонепроницаемыми и герметичными для удержания влаги. Однако это не по карману большинству, поэтому ищите коробки и папки (очень удобны папки-портфели), специально предназначенные для хранения документов.

При большом количестве документов можно организовать специальные картотеки, их несложно сделать самостоятельно, используя в качестве разделителей плотную бумагу или картон, которые можно подписать. Независимо от того, какой способ хранения вы выберете, вам должно быть в случае необходимости удобно и легко найти нужный документ.

Размещайте документы на плоские поверхности или обеспечьте жесткие разделители между бумагами или файлами, чтобы избежать сгибания и деформации документов. Помните, что влага — главный враг бумаги. Попадание влаги может привести к тому, что документы разбухнут, страницы склеятся, а краска потускнеет. По этой причине размещение документов в правильных условиях может иметь решающее значение для их сохранности.

Подумайте о том, как систематизировать документы и бумаги. Это поможет вам быстрее найти их в будущем. Также это поможет членам вашей семьи в случае необходимости найти для вас важную информацию. Для наиболее часто используемых бумаг заведите папку с их ксерокопиями, что сэкономит время на поиск копировального аппарата.

Если возможно, оставьте пространство между файлами или папками, чтобы вы могли легче просматривать свои бумаги.

Используйте ярлыки или файлы с перманентными и водонепроницаемыми чернилами.

Коробки и папки должны располагаться на подставках или полках, но не на полу. Не стоит также выбирать солнечные, хоть и недоступные для влаги и посторонних места.

Пространство между коробками и стеной улучшит вентиляцию.

Вот такие практичные советы, могут весьма пригодится вам в быту. Ведь когда все аккуратно сложено в одном месте, это помогает достаточно быстро найти нужный документ.

5 важных документов, которые нужно безопасно хранить в вашем доме в 2020 году

Теперь, когда вы знаете пять наиболее важных документов, которые нужно хранить в безопасности, вам нужно знать, как правильно и надежно хранить документы. При хранении важных документов у вас есть две цели: держать информацию под рукой на случай, если вам понадобится к ней доступ, и защитить информацию от кражи, пожара или других чрезвычайных ситуаций.

Лучший вариант для хранения важных документов — это сейф. Большинство банков или кредитных союзов предлагают сейфы.Некоторые банки предлагают скидку, если вы также являетесь постоянным клиентом. Сейф идеально подходит для хранения оригиналов документов, таких как свидетельства о рождении, завещания, информация о социальном обеспечении, годовые налоговые декларации и доверенности. Ключ от сейфа — заранее спланировать. Поскольку ящик находится в вашем банке или кредитном союзе, вы не можете быстро получить доступ к информации, если это необходимо, поэтому сделайте копии документов с информацией, которая вам может понадобиться в любой момент, чтобы хранить дома.

Для документов, которые вы храните дома, или копий документов в сейфе, возьмите домашний сейф.Он должен быть пожаробезопасным и иметь надежный запорный механизм. Наличие дома сейфа поможет вам защитить эти предметы от людей, которым вы не хотите иметь доступ к вашей личной информации, а также от любых чрезвычайных ситуаций, таких как пожары или наводнения.

Храните документы в сейфе, чтобы защитить их от износа, солнечных лучей или случайных проливов. Один из способов сделать это — использовать пластиковые листки для страниц. Поместите документы в пластиковый конверт, а затем отправьте в папку или папку. Папка может попасть в ваш сейф.Каждый документ должен быть на отдельной пластиковой странице.

Не реже одного раза в месяц измельчайте свои квитанции, предложения по кредитным картам, банковские выписки, просроченные кредитные карты и коммунальные платежи, которые вам больше не нужны. Никогда не выбрасывайте квитанцию, полученную в результате транзакции, для которой вы использовали свою кредитную карту, так как ваш номер и / или имя, вероятно, там, и преступники могут использовать это в своих интересах.

Какие еще советы вы можете дать по сохранению важной информации?

Как лучше всего хранить важные документы?

Вне зависимости от того, поженились ли вы недавно, родили ребенка, купили машину, взяли студенческую ссуду, купили дом или арендуемую недвижимость — у вас растет стопка важных документов.

Когда вы наконец найдете время, чтобы просмотреть свой картотечный шкаф или коробки с документами, вам нужно решить, что оставить, у вас возникнет другой вопрос.

Как вы храните важные документы?

Если задуматься, управление домашними финансами действительно похоже на ведение малого бизнеса.

Эта страница или статья могут содержать партнерские ссылки. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим Заявлением о раскрытии информации и отказом от ответственности. Мы являемся участником партнерской программы Amazon Services LLC, разработанной для того, чтобы предоставить нам средства для получения комиссионных без дополнительных затрат для вас.

Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о прибылях и убытках, предметы для покупки, счета к оплате и налоги, которые нужно учитывать.

Малый бизнес наверняка столкнулся бы с трудностями, если бы владелец (-и) не разработал план. и вы тоже можете бороться в какой-то момент.

Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может минимизировать ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.

Но это больше, чем просто складывание вещей в файлы с этикетками в ящик.Возможно, именно так вы и начнете, но это не лучший долгосрочный план, чтобы сохранить ваши самые важные документы в безопасности.

Домашняя система хранения важных документов

Важные документы и документы, к которым вам нужно часто обращаться, а те, которые нетрудно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю файловую систему.

Даже если доступ к информации нужен только изредка, необходимость идти в сейф может стать проблемой для чего-то, что не важно хранить вдали от дома.

Если у вас есть картотечный шкаф или картонный ящик для хранения, вы можете маркировать и создавать папки для этого типа документов. Это может быть квитанция об оплате, выписки по банковскому счету и кредитной карте.

Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней файловой системе.

Когда вы обновляете свой бюджет и отслеживаете расходы, это полезно для быстрого и легкого доступа к этой информации в файлах.

Если вы оплачиваете счета онлайн, пользуетесь интернет-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранить их на своем компьютере.

Было бы важно подумать, как вы хотите сохранить эти файлы в безопасности, и сделать их резервные копии на флэш-накопителе или другом запоминающем устройстве или с помощью веб-службы хранения.

Часто люди хранят как цифровые, так и бумажные записи.

Домашний безопасный или надежный шкаф для хранения

Некоторые важные личные документы трудно (а иногда и дорого) заменить.

Сюда входят подлинники свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карточки социального страхования, указы о разводе, завещания и документы, такие как права собственности на автомобиль.

Записи о вашей собственности, связанные с покупкой домов или сдачей внаем, также могут храниться в вашем доме.

Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они понадобятся вам дома.

Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов. Другие просто хранят записи в своей домашней файловой системе.

Если вы решите приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы приобрести водонепроницаемые, огнестойкие и защищенные от взлома.

Также рекомендуется хранить домашний инвентарь и видео ваших вещей в сейфе вместе со списком всех ваших важных финансовых счетов.

Основные документы для хранения вдали от дома

Вы можете подумать о хранении документов вдали от дома, к которым вам часто не нужен доступ, и тех, которые очень дороги или трудно заменить.

Многие документы, которые вы положили бы в домашний сейф, также можно положить в сейф в банке или на почте.

Но вы не должны класть туда документы по имущественному планированию, если у близкого человека (у которого также может быть доверенность на вас) есть доступ к ящику.

Вы также можете подумать о том, чтобы поставить сейф на имя вашего живого фонда.

Ваш адвокат может также хранить подписанные копии всех ваших документов по имущественному планированию. Просто убедитесь, что кто-то из членов вашей семьи знает, кто ваш адвокат, и что у него есть копии ваших важных документов.

Создание аварийной сумки «Бери и уходи»

В дополнение к типичным важным документам, которые вы носите с собой в кошельке или сумочке (водительские права, карточки медицинского страхования, медицинская информация, кредитные и банковские карты), подумайте о создании отдельной сумки или коробки, которые вы можете взять с собой на случай. аварийной ситуации.

Обеспечение безопасности вас и вашей семьи является высшим приоритетом в чрезвычайной ситуации.

Но если у вас есть свободное время до эвакуации из дома, сумка «хватай и уходи» со всей вашей важной информацией может сэкономить вам много времени и избавить от стресса, если вам нужна информация, когда вам нужно быть вдали от дома.

Если вы создали папку «На случай чрезвычайной ситуации» для своих близких, подумайте о том, чтобы сохранить ее копию в сумке «храни и уходи». В нем уже будет содержаться большая часть важной информации о вас и вашей семье.

Вам также предлагается:

• Держите наличные в сумке на топливо, еду, жилье и предметы первой необходимости в течение как минимум нескольких дней.
• Положите в сумку несколько закусок и пару бутылок воды.
• Держите в сумке запасное зарядное устройство для телефона, набор ключей от дома, автомобилей, а также от сейфа или сейфа.

Хранение важных документов

Когда вы наконец приведете в порядок и надежно храните свои документы, вы почувствуете облегчение. Вы также будете гордиться своей работой. Для многих из нас, кто отложил эту работу, это действительно было похоже на работу!

Потратив время и силы на сортировку груд важных бумаг, решив, что оставить, и правильно их храня, вы сэкономите много времени и избавитесь от головной боли в будущем.

Помните, ваша система не должна быть сложной — она ​​просто должна работать на вас.

При принятии решения о покупке домашнего сейфа или защищенного шкафа стоит подумать.

• Какой сейф вы бы купили?
• Насколько большим он должен быть?
• Или было бы разумно получить сейф и положить туда «действительно» важные документы и ценные вещи?

Только вы можете решить, где хранить ваши документы. Самое важное — составить план и выполнить его.

Есть много людей, которые желают этого, когда что-то действительно происходит, и они не могут найти или легко получить копию необходимых им документов.

Соучредители Women Who Money, Вики Кук и Эми Блэклок

Вики и Эми являются авторами книги Estate Planning 101 — Ускоренный курс по планированию на случай непредвиденных обстоятельств, которая скоро будет опубликована от Adams Media.

Хранение важных документов — SafeHome.org

Жизнь станет намного проще, если вы будете держать под рукой важные документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении и записи о вакцинации, но не существует единственного «правильного» способа их хранения. Вы лучше всего знаете свои потребности и жизненные обстоятельства, поэтому используйте «почему» хранения, чтобы сообщить «как». Примеры возможных причин:

• Универсальное решение для хранения
• Легко брать и уходить в зоне высокого риска бедствия
• Электронное хранилище на бумаге
• Защита от огня и воды
• Защита от кражи
• Для судебных процессов после вашей смерти
• Сохранение старых семейных документов и фотографий для будущих поколений

Лучшие практики сочетают физическое хранилище (сейф, сейф и т. Д.), облако и флэш-накопитель / внешний жесткий диск. В этом руководстве объясняется, какие документы следует хранить, и представлены различные варианты хранения.

Содержание

Хранение документов

Основные документы, которые должна хранить ваша семья, особенно если вы спасаетесь от бедствия, включают в себя:

• Водительские права
• Свидетельства о рождении
• Списки принимаемых вами лекарств, имеющихся у вас заболеваний и медицинского оборудования, которое вы используете
• Записи о вакцинации
• Карты социального страхования
• Паспорта
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Документы о браке, разводе и опеке над детьми
• Военный билет и документы об увольнении из армии
• Список всех видов страхового покрытия, номер полиса и контактные данные
• Опись домашнего имущества

Некоторые из них могут быть оцифрованы, но с сохранением оригинала свидетельства о рождении или заверенной копии. Действительно, приложите оригинал к любому документу, удостоверяющему вашу личность (паспорт, водительские права, военный билет, карточка социального страхования и т. Д.). Оригиналы документов также помогают подтвердить ваш правовой статус или родство с другим лицом (документы об усыновлении, документы об опеке над детьми и т. Д.).

Если у вас есть домашние животные, укажите их вакцинационные / медицинские записи, номера идентификационных чипов и обновленные фотографии.

В остальном важные документы можно разделить на шесть категорий. Конкретное число немного увеличивается или уменьшается, в зависимости от того, кого вы спрашиваете.

1. Юридическая идентификация и записи актов гражданского состояния

   • Свидетельства о рождении
   • Паспорта
   • Документы об усыновлении
   • Карты социального страхования
   • Документы о гражданстве (грин-карта, документы о натурализации и т. Д.)
   • Водительское удостоверение
   • Военный билет

2. Налог (часто за последние три-семь лет)

   • Налоговые декларации
   • W-2 и 1099 форм
   • Квитанции, записи и другие налоговые формы

   На веб-сайте IRS объясняется, что для многих людей достаточно хранить налоговые документы за последние три года. Однако агентство советует людям хранить соответствующие документы на неопределенный срок, если они не подадут декларацию или если они подадут фальшивую декларацию. Люди, подающие иск о возмещении убытков от обесценения ценных бумаг или вычета безнадежных долгов, должны хранить свои записи в течение семи лет. ¹

3. 
   

   Медицинский

   • Записи о вакцинации / иммунизации
   • Из личного анамнеза, включая лекарства, которые вы принимаете
   • Любые планы личной гигиены, такие как план действий по лечению астмы или пищевой аллергии и анафилаксии ²
   • Полисы медицинского страхования (по крайней мере, список каждого типа покрытия, номер полиса и контактные данные)
   • Завещания, завещания, доверенности, распоряжения о погребении
   • Медицинские счета

   Ваша личная история болезни (также называемая личной историей болезни) дает общее представление о ваших заболеваниях, лечении, которое вы получаете от них, и о том, насколько эффективно они контролируются. В нем также содержится важная информация, такая как прошлые госпитализации, операции и несчастные случаи. Johns Hopkins Medicine также предлагает сохранить семейный анамнез, отчеты о посещениях врача, результаты анализов и формы страхования, среди прочего. ³

4. Планирование недвижимости

   • Брачные договоры
   • Завещания
   • Трастов
   • Похороны / инструкция по погребению
   • Доверенности
   • Имена и телефоны поверенных

   Категории «Медицинское обслуживание» и «Планирование недвижимости» могут частично совпадать.Все в порядке. Главное, чтобы документы о планировании недвижимости были доступны нужным людям.

   Один из способов — создать список, где хранятся важные документы. У AARP есть пример, который вы можете адаптировать к своим потребностям. Поскольку в этом списке содержится много конфиденциальной информации, его также необходимо надежно хранить. Домашний сейф — один из вариантов. Кроме того, вы можете оцифровать список и сохранить его на флэш-накопителе. Просто убедитесь, что кто-то еще знает об этом и может получить к нему доступ при необходимости.

5. Недвижимость

   • Договоры аренды или аренды
   • Ипотечные выписки, векселя, договоры купли-продажи
   • Двухстраничный отчет о расчетах от титульной компании с указанием стоимости дома и расходов на покупку
   • Регистрация и право собственности на автомобиль, лодку или жилой дом
   • Страховые полисы
   • Список домашнего инвентаря (при необходимости включите видео и фотографии)

6. Финансовый

   • Список каждого финансового счета (сберегательный, чековый, CD, кредитная карта, пенсионный счет и т. Д.)), номера счетов и учреждения. Вы можете указать имена пользователей и пароли учетных записей
   • Корешки для оплаты
   • Аннулированные чеки
   • Справка об инвалидности или безработице
   • Записи о выходе на пенсию / пенсионный план
   • Инвестиционная отчетность

   Многие из них уже являются цифровыми, что сокращает объем физической бумажной работы, с которой приходится иметь дело.

   В некоторых ситуациях вы можете хранить только документацию за предыдущий год, например квитанции о заработной плате за один год, аннулированные чеки и ежемесячные отчеты о пенсиях / инвестициях.Как только вы получите сводку годовых вложений, избавьтесь от ежемесячных отчетов. Храните годовые отчеты до тех пор, пока у вас есть счет плюс семь лет.

   Храните все, что относится к налогам, включая аннулированные чеки и записи о безработице, не менее трех лет. Сделайте семь лет, если сомневаетесь, достаточно ли трех лет.

7. Юридические / Личные / Семейные / Другое

   • Список мест хранения документов
   • Правовые документы, не указанные выше
   • Имена пользователей и пароли для онлайн-аккаунтов
   • Ценные или сентиментальные фотографии и письма
   • Отпечатки пальцев и стоматологические карты

   В этой категории много свободы действий.Например, вы можете не захотеть хранить отпечатки пальцев и записи зубов — это нормально. Точно так же семейные фотографии могут вас не интересовать. Перечисленные пять пунктов являются лишь примерами.

Не кладите все яйца (оригиналы и копии) в одну корзину. Иначе рискуешь потерять все сразу.

Сценарий: Джон использует флэш-накопитель для копирования важных документов. Оригиналы и флешку он хранит в своем огнестойком и водонепроницаемом домашнем сейфе.

Проблема: В результате особенно сильного пожара содержимое сейфа было уничтожено. Джон теряет оригиналов и копий.

Две альтернативы: Облачное хранилище в дополнение к хранилищу флэш-памяти; хранение флэш-накопителя в отдельном месте, например, в банковском сейфе

Действуйте осторожно, если вы делаете (или получаете) копии документов, удостоверяющих личность, таких как свидетельство о рождении и карточка социального страхования.

• Вероятность кражи личных данных высока, если эти документы попадут в чужие руки. По возможности избегайте копирования, особенно цифровых.
• Это нормально иметь заверенную копию свидетельства о рождении, особенно если есть разумная вероятность, что вы скоро ею воспользуетесь. В противном случае нет необходимости хранить оригинал и несколько копий.

Физическая память

Вот несколько вариантов физического хранилища. Они включают в себя огнестойкие сейфы, сейфы и шкафы для документов.

Сейф огнестойкий, водостойкий (переносной)

Хорошее универсальное решение для хранения данных

• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды
• Хорошее решение для общего хранения документов
• В некоторых сейфах есть место для подвешивания папок с файлами
• Хорошо скрывается
• Обеспечивает некоторую защиту от посторонних глаз и кражи

Как объясняет Ник Гай из Wirecutter, «сейфы для документов предназначены для защиты от огня, воды и, в некоторой степени, кражи для людей, которые хотят хранить важные вещи в безопасности в офисе или дома. Они лучше всего подходят для важных документов, таких как паспорта или свидетельства о рождении, или небольших предметов, таких как жесткие диски или USB-накопители. Большинство людей могут найти хорошее применение огнестойкому сейфу, независимо от того, хотят ли они быть готовыми к поездке или крупным финансовым операциям или просто хотят добавить дополнительный уровень безопасности для поездки, полной ценных фотографий ». ⁴

Идя дальше, Ларри МакКенна из Управления пожарной безопасности США советует: «Получите лучший [сейф], который вы можете себе позволить».

• Honeywell 1104 отлично работает и стоит около 125 долларов.Он должен сохранять ваши документы в целости до часа при температуре до 1700 ° F. Он также не пропускает воду в течение 24 часов (что важно, так как вода используется для тушения огня). Этот сейф размером с мини-холодильник и весит 56 фунтов. В нем не используется цифровая клавиатура, вместо этого требуется физический ключ. В случае утери или повреждения оригинального ключа компания Honeywell предоставляет запасные ключи.
• Если у вас много документов или вы расставляете приоритеты в организации, другой вариант — Honeywell 1108.Он вмещает висящие папки с файлами, но при весе 80 фунтов это медведь. Он также стоит дороже — 160 долларов.
• Некоторые сейфы, такие как First Alert 2037F и First Alert 2602DF, рассчитаны на защиту ваших документов всего на 30 минут при пожаре до 1550 ° F. Они стоят примерно на 50-60 долларов меньше, чем их аналоги от Honeywell, но занимают меньше места. Выбирайте более высокие рейтинги UL, если только деньги и пространство не являются важными факторами.
• По возможности поставьте сейф в подвал, чтобы он не провалился через пол во время пожара.

У вас есть несколько вариантов повышения уровня защиты документов. Один из них — использовать пластиковые листы для страниц для защиты от износа, проливания жидкостей или солнечного света (в основном, когда документы находятся вне сейфа). Вы даже можете поместить эти документы в папку с тремя кольцами, чтобы быстрее сбежать в случае бедствия — подробнее об этом скоро.

Другой вариант — хранить документы в огнестойких и водонепроницаемых пакетах внутри сейфа. Сами пакеты обеспечивают защиту от огня и воды, но не настолько, насколько безопасны.Тем не менее, в сочетании они обеспечивают еще один уровень защиты. Их также легко схватить для быстрого выхода, пока не случится катастрофа.

Огнестойкие, водонепроницаемые мешки

Если вы часто ездите с документами в автомобиле; когда высока вероятность предстоящих чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий; в сочетании с сейфом или сейфом в качестве еще одного уровня защиты от огня и воды

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Годен при транспортировке документов
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Некоторая защита от огня и воды, особенно от автомобильных пожаров
• Незначительная защита от кражи и посторонних глаз
• Само по себе не самое безопасное долгосрочное решение, особенно от пожаров в доме

Мы уже касались огнестойких и водонепроницаемых пакетов, поэтому повторяться не будем. Стоит сказать, что банки, перевозящие наличные деньги и конфиденциальные документы, складывают их в такие сумки. В противном случае лакомства могут загореться, если произойдет огненный сбой.

Огнестойкие пакеты не обеспечивают такой же уровень защиты, как огнестойкие сейфы, поэтому по возможности комбинируйте их с другим способом хранения.

Некоторые сумки довольно маленькие, а другие больше. Одна из больших сумок (торговая марка BLOKKD) обеспечивает огнестойкость в течение 30 минут при температуре до 1300 ° F и оснащена замками-молниями, чтобы дети не могли попасть внутрь. ⁵

Папка с тремя кольцами и пластиковыми рукавами

Мобильность во время чрезвычайных ситуаций или стихийных бедствий

• Исключительная портативность в случае бедствий
• Можно комбинировать с другими вариантами хранения, такими как сейф
• Хорошо для организации
• Нет защиты от кражи и посторонних глаз
• Не самое безопасное долгосрочное решение

Связующие легко помещаются в сумки для переноски (также называемые походными сумками или сумками для бега). Если ваша местность вскоре будет эвакуирована, например, из-за урагана, пожара или землетрясения, вложите свои самые важные документы в переплетные конверты. Они готовы уйти в спешке.

Вам неудобно хранить документы в сумке? Совместите скоросшиватель с сейфом, чтобы легко перенести его в дорожную сумку.

Сейф

Может быть частью общей стратегии хранения; если вас не беспокоит своевременная оплата аренды; если домашняя безопасность или стихийные бедствия являются проблемой

• Вне офиса, поэтому вам не нужно беспокоиться о безопасности вашего дома
• Подходит для документов, которым не нужен регулярный доступ к
• НЕ используйте для хранения паспортов, завещания о проживании, долговременной доверенности или доверенности на медицинское обслуживание или оригинала вашего завещания
• Доступно только в часы работы банка
• Доступ после вашей смерти может быть затруднен, если вы не предпримете определенных действий.
• Не обеспечивает 100% защиту от масштабного наводнения
• Стоимость колеблется от 40 до нескольких сотен долларов в год
• Нет страховки FDIC
• Банки могут неправильно обработать или выбросить предметы

К сожалению, сейфы не так безопасны, как вы думаете.Фактически, Джерри Плаард, президент чикагской компании, занимающейся страхованием депозитных ящиков, оценивает, что около 33 000 ящиков в год страдают от несчастных случаев, стихийных бедствий и краж. ⁶

Тем не менее, шансы, что ваши предметы останутся нетронутыми, в вашу пользу. (Не забудьте вовремя вносить арендную плату!) Сейфы остаются относительно хорошим вариантом для хранения многих типов важных документов, включая следующие:

• Акты и титулы
• Оригиналы свидетельств о рождении и браке
• Документы о разводе
• Документы об усыновлении
• Документы о гражданстве
• Справки об увольнении
• Опись домашнего имущества
• U. S. сберегательные облигации и сертификаты акций и облигаций
• Жесткие диски и флешки
• Копии завещаний и доверенностей (не оригиналы)

Используйте домашний сейф или другой доступный способ хранения паспортов. Сделайте это, даже если вы не часто выезжаете из страны. Зачем отказываться от сиюминутной поездки только из-за банковских часов?

Сейфы

не обеспечивают 100% защиту в случае сильного наводнения, поэтому храните документы в водонепроницаемых пакетах (также называемых огнестойкими пакетами) или полиэтиленовых пакетах на молнии.Если вы также храните ювелирные изделия и ценные вещи, имейте в виду, что страхование FDIC не действует. Получите страховку домовладельцев или возьмите полисы, чтобы покрыть эти предметы.

Сообщите своему адвокату и / или наследникам о сейфе, чтобы они знали, как получить к нему доступ в случае вашей смерти. К счастью, у вас может быть со-подписывающий с теми же полномочиями, которые вы сохраняете, но общее отсутствие доступа является причиной того, что вам не следует хранить завещание, долговременную доверенность или доверенность на медицинское обслуживание, или ваше оригинальное завещание в сейфе. коробка.Эти документы бесполезны, если до них никто не может добраться.

Шкаф для документов

Подходит для многих типов финансовых и юридических документов

• Замки обеспечивают некоторую защиту от кражи
• Много места для больших документов, включая финансовые
• Большинство шкафов для документов не обладают водо- и огнестойкостью, но некоторые —

Физические файловые системы действуют как еще один уровень в хранении документов, особенно финансовых и юридических документов.Они предлагают больше места и организации, но в долгосрочной перспективе вы можете предпочесть внешний жесткий диск и / или облако. Меньше шансов кражи и меньше бумажной волокиты.

Однако, если что-то связано с налогами, по возможности сохраняйте оригиналы (копии можно делать нормально). Например, оригинальные квитанции за газ более авторитетны, чем цифровые фотографии квитанций.

Многие шкафы для документов не являются огнестойкими и водонепроницаемыми. Однако некоторые из них — вы просто должны сделать ставку, чтобы их купить.(Не ожидайте, что первый шкаф, который вы увидите в местном магазине канцелярских товаров, будет огнестойким.) Проверьте рейтинг UL и рейтинг электронных носителей ETL.

Соблюдайте осторожность при использовании этих решений

Следующие ниже решения не обязательно являются лучшими, но они достаточно распространены. В некоторых ситуациях они даже имеют смысл. Просто знайте, во что вы потенциально можете попасть.

Кабинет адвоката

• Юридические бумаги более доступны дома
• Документы могут потеряться, если в адвокатской конторе произойдут изменения.
• Полезно, если у вас есть проблемы с безопасностью или конфиденциальностью дома
• Документы вряд ли будут уничтожены
• Может ускорить завещание

Благодаря появлению домашних сейфов в наши дни стало реже поручить юристу хранить ваши документы по планированию недвижимости, оригиналы завещания и другие юридические документы. Такие фирмы, как Gudorf Law в Огайо, рекомендуют клиентам использовать домашний сейф или огнестойкую коробку для хранения этих документов. Фирма сканирует и делает копии, которые доступны через онлайн-портал для клиентов. ⁷

Главный недостаток хранения документов в офисе вашего юриста: они могут провалиться, если ваш адвокат (или даже кто-то другой в этой практике) уйдет на пенсию, умрет или уйдет иным образом.

Однако у вас могут быть причины хранить документы в офисе вашего адвоката.Возможно, вы не доверяете своей семье или в ваш дом несколько раз взламывали. Поговорите со своим юристом о том, как будут храниться документы и существует ли письменная политика в отношении хранения и утилизации. Не забудьте сообщить своему исполнителю, где хранится завещание.

В некоторых штатах, например в Огайо, вы можете хранить оригинал завещания (и трастовые документы) в офисе судьи суда по наследственным делам.

Подделка, полая книга

• Не рассчитывайте на водо- и огнестойкость
• Основное внимание может быть уделено оформлению, а не безопасности
• Чрезвычайно универсальный и портативный

Некоторые книги поддельные полые, без запирающего механизма. У других есть замки, которые можно использовать как сейфы. Любой из этих типов позволяет хранить важные документы на виду, будь то фальшивая книга в вашей спальне, офисе или комнате общежития колледжа.

Поддельные книги чрезвычайно портативны, но не ожидайте, что они защитят ваши документы от пожара или наводнения. Грабители тоже могут их легко заметить.

Огнестойкий, водостойкий домашний сейф (непереносной)

• Focus противоугонный, с дополнительным хранилищем документов
• Большой, установка может вызвать затруднения
• Потенциальный избыток только для хранения документов
• Обеспечивает защиту от пожаров, наводнений и протечек воды

Многие непереносные сейфы, такие как стенные сейфы, скрытые сейфы и сейфы с фиксатором, обладают огнестойкостью и водонепроницаемостью, но проверьте их рейтинг UL (Underwriters Laboratories).Вам нужна защита минимум 30 минут при пожаре до 1550 ° F.

Итак, в непереносных сейфах, как таковых, нет ничего плохого. Они просто не нужны, если вы ищете решение для хранения документов. Переносной вариант — больше универсальности и меньше хлопот.

Другое дело: многие непереносные сейфы могут быть вынесены из дома определенными грабителями. Они не так безопасны, как вы думаете. Старайтесь хранить документы отдельно от ценных вещей.

Внутренние шкафы самообслуживания

• Сомнительная устойчивость к пожару, воде и вредителям
• Требуется оплата
• Доступ может быть доступен только в рабочее время
• Может работать для некоторых типов хранилищ бизнес-документов
• Много места для семейных документов, фотографий и книг
• Хранение с контролируемым климатом — опция

Самостоятельное хранение может иметь смысл, если у вас есть большое количество деловых документов или семейных фотографий и документов.Найдите кондиционер и сделайте резервные цифровые копии всего, что вы не хотите потерять.

Электронная память

Хранение электронных документов означает портативность и доступность. Например, вы можете сделать несколько копий важных документов для доступа из любого места (и уменьшить количество бумаги, которую вы храните).

Электронная почта

ОК краткосрочно во время чрезвычайных ситуаций или бедствий; Подходит для семейных фотографий и других документов, не требующих защиты

Электронная почта, пожалуй, самый простой способ электронного хранения, но не слишком безопасный.Отсканируйте документ или сфотографируйте его и отправьте файл себе по электронной почте. ⁸

Убедитесь, что файлы фотографий чистые.

Защитите свои устройства и учетную запись электронной почты. Любой, кто войдет в вашу учетную запись, потенциально может получить доступ к вашему номеру водительских прав, номеру социального страхования и другой информации.

Старайтесь не использовать электронную почту для длительного хранения документов. Есть слишком много причин, по которым все может пойти не так, но электронная почта может пригодиться в экстренных случаях. Устанавливайте надежные уникальные замки / пароли и не стесняйтесь использовать менеджер паролей.

Флеш-накопители и внешние жесткие диски

Хорошо как часть общей стратегии хранения; уменьшение количества бумаги; во время чрезвычайных ситуаций или бедствий

Флэш-накопители и внешние жесткие диски уменьшают беспорядок с бумагой и не требуют отправки важных документов по электронной почте самому себе. Просто отсканируйте документ и сохраните его на диске (или сохраните его с веб-сайта на диск).

Храните диски отдельно от оригиналов документов, особенно если вы не используете облачное хранилище.В противном случае вы рискуете потерять все в случае пожара или кражи.

• Храните свои файлы в безопасности с помощью защиты паролем и шифрования.
• Слишком много повторных попыток взлома диска могут привести к удалению файлов (в качестве меры безопасности), поэтому будьте осторожны при использовании внешнего диска для хранения единственной копии.
• Храните внешние диски в надежном месте, например, в сейфе или сейфе. Даже запертый ящик домашнего офиса лучше, чем незапертый ящик.

Память устройства (на телефоне, компьютере или планшете)

OK для чрезвычайных ситуаций или бедствий

Хранилище устройств — это, пожалуй, самое простое цифровое решение из всех, может быть, превосходит даже электронную почту.Используйте свой телефон или планшет, чтобы сфотографировать документ и сохранить копию прямо на устройстве.

Этот метод может понадобиться во время стихийных бедствий, но не используйте его в качестве долгосрочного решения. Ваши файлы и фотографии могут легко попасть в чужие руки в результате кражи, потери, взлома или даже просто любопытного знакомства. Всегда защищайте свой смартфон как можно лучше.

• Если вы уроните телефон или ноутбук, ваши копии могут испортиться.
• Есть вероятность, что ваши файлы синхронизируются или копируются (без вашего ведома) в облачную службу, которая недостаточно безопасна.
• Возможно, ваши файлы хранятся на карте памяти, а не на устройстве. Карта может быть не защищена паролем, особенно если вы не знали, что на ней хранится конфиденциальная информация.

Хранение устройства не так опасно, если речь идет о вашем компьютере, который остается на месте. Никогда не гаснет; он никогда не выходит из дома. Однако сбой жесткого диска может уничтожить ваши документы. В любом случае, защитите свои папки паролем и используйте программу шифрования для защиты от вредоносных программ.

Облачное хранилище

Хорошо для некоторых важных или сентиментальных документов; уменьшение количества бумаги

Перво-наперво: не используйте облачное хранилище для хранения цифровых копий свидетельства о рождении, карты социального страхования и другой идентифицирующей информации. (Если вам нужны цифровые копии, используйте флэш-накопители или внешние жесткие диски.)

Тем не менее, облачное хранилище — это разумное решение для многих типов документов, особенно если вы ведете бизнес. Вы уменьшаете количество хранимой бумаги и получаете доступ к облачным файлам из любого места, если у вас есть подключение к Интернету. Пожар, вода, кража и тому подобное не вызывают беспокойства, но необходимо использовать соответствующие протоколы кибербезопасности.

Облачное хранилище — хороший выбор для документов, которые важны, потому что они сентиментальны. Например, у вас может быть слишком много старых газетных вырезок, аттестатов об окончании средней школы и семейных фотографий, чтобы хранить их дома. Распространенный вариант — использовать мобильное приложение для сканирования для сканирования и загрузки в облако (плюс внешний жесткий диск).Поместите физические оригиналы на хранение, отдайте их тому, кто их хочет, или даже избавьтесь от них. ⁹

Утилизация важных документов

Хорошее место для хранения документов — хорошая утилизация. Ведь любой документ, лежащий в мусорном ведре, подвергается риску. Уничтожьте документы, которые вы выбрасываете, будь то квитанции банкоматов, выписки из банка, копии свидетельства о рождении, счета по кредитным картам, юридические документы, операции с недвижимостью, медицинские записи, списки паролей или счета за коммунальные услуги. Если у вас нет шредера (или даже если он у вас есть), многие сообщества проводят дни уничтожения документов одновременно с днями возврата наркотиков. Многие офисные магазины также предлагают измельчение документов.

Если вы продаете, отдаете, перерабатываете или дарите компьютер, произведите очистку жесткого диска. Сброс до заводских настроек недостаточно безопасен.

Аналогичным образом служба поддержки Apple объясняет, что нужно делать перед тем, как отдать, продать или обменять свое устройство. У вас также есть несколько вариантов для устройств Android (читайте советы Google и NordVPN).

Хранение важных документов

Обычно вы не получаете сразу все важные документы. Скорее, они приходят тонкими струйками, с одним или двумя документами то тут, то там за годы. Вам также может понадобиться хранить документы ваших детей (а также супругов и домашних животных). Все эти предметы и их местонахождение легко потерять. Общий список с указанием этих местоположений помогает, но не забудьте также сохранить этот список в надежном месте.

Лучшие практики включают физическое хранилище в дополнение к флэш-накопителю / внешнему жесткому диску и облаку.Возможно, вам придется хранить самые важные документы в портативном месте на случай, если вы быстро уйдете из дома.

Ссылки и сноски

1. Как долго я должен хранить записи? (Обновлено 28 мая 2020 г.). Служба внутренних доходов. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.irs.gov/busshops/small-busshops-self-employed/how-long-should-i-keep-records

.

2. Личное здоровье: оформление документов. (2020, 13 апреля). Центры по контролю и профилактике заболеваний. Получено 4 августа 2020 г. с сайта https: // www.cdc.gov/cpr/prepareyourhealth/Paperwork.htm
3. Медицинские записи: как организовать. (нет данных). Джона Хопкинса Медицина. Получено 4 августа 2020 г. с веб-сайта https://www.hopkinsmedicine.org/health/wellness-and-prevention/medical-records-getting-organized

.

4. Лучший огнестойкий сейф для документов. (Обновлено 3 января 2020 г. ). Кусачки. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/wirecutter/reviews/best-fireproof-document-safe/

.

5. продуктов для защиты ваших самых ценных вещей.(нет данных). Популярная наука. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.popsci.com/security-products-safes-for-documents-valuables/

.

6. Коули, С. (19 июля 2019 г.). Сейфы не безопасны. Нью-Йорк Таймс. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.nytimes.com/2019/07/19/business/safe-deposit-box-theft.html

.

7. Стоит ли хранить завещание в офисе адвоката? (2019, 10 мая). Получено 4 августа 2020 г. с сайта https://www.daytonestateplanninglaw.com/keep-will-at-lawyers-office/

.

8. Ходж, Р.(2020, 28 июля). Помогите себе восстановить утерянные документы после стихийного бедствия. CNET. Получено 4 августа 2020 г. с https://www.cnet.com/how-to/help-yourself-recover-missing-documents-after-a-disaster/

.

9. Biersdorfer, J.D. (01 апреля 2020 г.). Как оцифровать ваши самые важные документы. Нью-Йорк Таймс. Получено 5 августа 2020 г. с веб-сайта https://www.nytimes.com/2020/04/01/technology/personaltech/digitizing-important-documents.html

.

4 удобных места для хранения важных документов

Важные документы — они нам нужны, но мы не всегда можем понять, где лучше всего их хранить.Папки могут потеряться в случайном порядке, а хранить бумаги в коробках в дальних нишах туалета — это не только боль, которую нужно раскопать, но и небезопасно в случае пожара. Так что ты можешь сделать?

Когда вы выясняете, где хранить ваши документы, такие как свидетельства о рождении, карту социального страхования или даже документ на дом, попробуйте эти 4 места!

Сейф — Хорошее место для начала, когда дело доходит до хранения ваших важных оригиналов документов, — это банковский сейф.Храните копии дома, если вам нужно к ним обратиться, и подумайте о том, чтобы отдать дополнительную копию (и ключ от коробки) надежному другу или родственнику.

Огнестойкий сейф — Если вам удобнее держать все в доме, купите огнестойкий сейф. Он не обязательно должен быть большим или дорогим — даже маленький, который поместится под кроватью, отлично подойдет! Просто убедитесь, что у вашего сейфа есть как минимум одночасовая огнестойкость, чтобы в случае пожара ваши документы были в большей безопасности в течение длительного периода времени.

Папка-гармошка — Более дешевый, но все же эффективный метод защиты ваших документов — это их хранение в простой папке-гармошке. Затем вы можете сохранить эту папку в своих картотеках. Поместите свои документы в ярко окрашенную папку «гармошка», чтобы вы могли быстро найти ее и забрать все в случае опасности.

Somewhere Dry — Выбирая идеальное место для хранения документов, убедитесь, что вы выбрали совершенно сухое место, не подверженное каким-либо наводнениям.Если вы живете недалеко от берега или, например, во время сильного дождя случаются наводнения, вам следует держаться подальше от подвала. Вместо этого храните документы в одном из перечисленных выше устройств наверху или даже на чердаке!

После того, как вы сохранили свои важные документы в безопасном месте, убедитесь, что кто-то, кто находится очень близко к вам, знает, где они находятся, на случай, если вы не сможете получить к ним доступ, когда они вам действительно нужны. Таким образом, вы все равно будете защищены!

Надеемся, что этот список будет вам полезен! Если вам когда-либо понадобится помощь с другими важными факторами в вашей жизни, такими как ваши страховые полисы (эй, это тоже важные документы!), Приходите поговорить с нами в Madison Mutual Insurance Company или позвоните своему агенту по телефону 1-800-766-MMIC !

Как организовать важную работу с документами и документами дома

Как организовать важные документы — это вопрос, который я задаю себе время от времени.

Итак, сегодня я обратился к моему любимому эксперту по организационным вопросам за советом.

Как организовать важные документы и документы дома

Вопрос о том, как организовать важную бумажную работу и документы дома, здесь часто возникает.

Лично мне повезло, что Эмили Майокко из Организация следующего уровня помогла мне с этой сложной задачей.

Итак, естественно, я направил этот вопрос прямо к Эмили, чтобы поделиться ее профессиональными взглядами сегодня …

Вот Эмили!

Что хранить, как долго, где хранить… временами все это может показаться немного утомительным, не говоря уже о скучном.

В то время как бумажная организация может быть настоящим праздником, физическое и умственное пространство, которое вы создадите после вдумчивого внедрения правильной системы, окупится!

Не нужно ждать нового года или генеральной уборки, сейчас лучшее время для оформления документов.

Как организатор жилья, я занимаюсь оформлением документов клиентов более 12 лет.

За прошедшие годы я узнал, что существует несколько правильных способов организации важных документов.

Однако есть некоторые общие стандарты, которые следует учитывать при определении того, что подходит именно вам.

Как найти ваш документооборот развивается с течением времени и будет меняться по мере изменения вашего пространства и потребностей.

Я проведу вас по трем крупным темам с документами и попытаюсь разобрать их для вас.

СОВЕТЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПОДАЧЕ ВАШИХ ДОКУМЕНТОВ И ДОКУМЕНТОВ:

1.) Уменьшите количество получаемых писем.

Если можете, откажитесь от бумажных документов со счетами и выписками. Остановите каталоги и журналы (или перейдите на цифровую подписку). Сделай это!

В результате вы сэкономите тонну бумаги. Это того стоит.

2.) Загрузите и освоите сканер и цифровое запоминающее устройство.

Я использую Evernote и приложение Scannable на своем телефоне. Есть бесчисленное множество вариантов на выбор. Всегда хорошо иметь файловую систему, которой вы доверяете, а не бумажную.

В идеале ваш цифровой картотечный шкаф находится на вашем компьютере в облаке. Не забудьте подтвердить это.

Если у вас много бумаги для сканирования, Fujitisu Scansnap получит отличные отзывы, и моим клиентам он понравится.

Храните в цифровом виде вдохновляющие цитаты, медицинские записи и практически все, что содержит информацию, которую вы хотите сохранить. не занимая места в вашем доме.

3.) Используйте висячих файлов для своих категорий. Мне нравятся большие категории, такие как «Банковское дело», «Медицина», «Налоги» и т. Д.Подробнее об этом мы поговорим ниже.

4.) Добавьте вкладок папок с файлами 3,5 дюйма к вашим зависшим файлам. Я использую этот больший размер вместо стандартных 2-дюймовых вкладок.

Они могут вместить больше информации и их легче читать. Я использую , мой этикетировщик , чтобы маркировать их.

5.) Используйте папки с файлами для подкатегорий. Например, подкатегории «Налоги» могут включать квитанции о пожертвованиях и налоговые формы.

6.) Создайте у себя дома место для длительного хранения.

Это может быть любое нестандартное пространство. У меня дома в подвале в пластиковый ящик для файлов, как этот .

Он содержит старые налоги, старые домашние дела и документы о закрытии нашего дома.

Вы можете выбрать коробку для хранения файлов , герметичную для хранения файлов, как этот . Кроме того, огнестойкий ящик, такой как этот , является хорошей идеей для важных документов.

ВАЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ: ОРГАНИЗУЙТЕ ПО «ЧЕМУ, ГДЕ И НАСКОЛЬКО»

В моем доме есть несколько мест, где живут газеты.

Вот как это выглядит:

Активные бумаги: Кухня — хранить 1-2 недели

Активные документы необходимо просматривать, чтобы о них позаботились. Потому что скрыться из виду действительно не в духе.

Поэтому у меня есть консоль сбоку от кухни, куда идут эти бумаги. Здесь живут детские активные школьные документы и входящие счета. Мы занимаемся этим в течение недели.

Если что-то не нужно сразу видеть, оно перемещается на открытую полку консоли внизу.Мы используем файл журнала и маркируем соответствующим образом.

Затем он регулярно сортируется, чтобы поддерживать актуальность.

Справочные файлы домохозяйств:

Кабинет —

Храните эти 1 год навсегда.

У нас в домашнем офисе есть два картотеки. Один предназначен для домашних файлов, а другой — для рабочих файлов.

Счета-

В основном измельчаем в конце года.

Единственная причина, по которой мы храним их, — это время от времени ссылаться на то, сколько мы платим за определенные вещи или для подтверждения места жительства.Уничтожайте счет в конце каждого года.

Если какие-либо счета сохраняются, они остаются в папке и отправляются вниз с нашими налоговыми декларациями за тот же год.

Когда мы измельчаем налоговые декларации, мы измельчаем и эти счета.

Банковское дело —

Измельчите банковские выписки в конце года.

Школа —

Разбираться с ребенком. Я перерабатываю больше всего в конце каждого учебного года. У нас есть две папки с файлами в каждой из школьных папок моих детей.

One предназначен для документов за текущий год, которые включают информацию для входа в приложения, календари и все, что мне может понадобиться в этом году. Это перерабатывается в конце учебного года.

Вторая папка с файлами предназначена для табелей успеваемости. Этот файл останется здесь. Когда дети станут старше и их записи перейдут в онлайн, это может исчезнуть.

Я мог бы даже оцифровать их ранние академические записи. На данный момент это работает для нас.

Медицинский —

Хранить навсегда.Я храню одну папку с файлами на человека. Для некоторых семей я создам подвесной файл для каждого члена семьи.

Для космических целей это отличная категория для сканирования, если эта категория будет расти. Вы также можете сохранить это в долгосрочном архиве. Затем храните только очень активные предметы в домашних делах.

Авто —

Сохраняйте, пока владеете транспортными средствами. Мы храним одну папку с файлами на машину и одну папку для билетов (упс !!)

В некоторых домах это может называться «Транспортные средства», в которых есть лодки, мотоциклы и т. Д.

Опять же, у каждого автомобиля есть своя папка с файлами.

Страхование —

Сохранять правила в отношении собственности, пока они активны и пока не будут обновлены.

Здоровье-

Сохранять политики, пока они активны и пока не будут обновлены.

Жизнь-

Хранить навсегда.

Товары для дома —

Сохраняйте, пока владеете недвижимостью. Если вы подвергаетесь крупномасштабному ремонту, возможно, вам потребуется долгое хранение.

Налоги —

Хранить декларации с резервными копиями в течение 5 лет (по словам моего бухгалтера). Я храню только 1 год в моих текущих семейных файлах. Остальные отправляются на длительное хранение до момента измельчения.

Финансовый —

Зависит от позиции. Храните годовые отчеты о дивидендах и инвестиционные сертификаты на длительное хранение.

Срок хранения этих предметов действительно варьируется, и его лучше всего обсудить с вашим бухгалтером или специалистом по финансовому планированию.

Городские документы —

Если они актуальны и полезны. Большую часть этого можно найти в Интернете или отсканировать, но пока это удобно.

Гарантии и квитанции —

Для крупных покупок храните, пока не продадите или не выбросите.

Важные документы —

Хранить навсегда. К ним относятся карточки социального страхования, паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, религиозные документы, живые трасты, завещания, доверенности и т. Д.

Оригиналы следует хранить в несгораемом водонепроницаемом сейфе или в несгораемом пакете для документов , таком как этот . Копии можно хранить в ваших домашних файлах для удобства (в идеале — под замком).

Выход на пенсию —

Храните отчеты о взносах и на конец года навсегда. Текущий год можно сохранить в ваших домашних делах для удобного хранения и перенести на долгосрочное хранение в конце года.

Долгосрочное хранение

Подвал — хранить 5 лет навсегда
Как я уже упоминал выше, наши долгосрочные файлы хранятся в нашем подвале.

У нас там всего 5 ящиков для хранения бумаги. Вот какие они есть:

Долгосрочные домашние дела —

Хранить 5 лет навсегда. У нас есть одна пластиковая коробка для файлов.

Детские памятные вещи —

Храните, пока не сможете подарить своим детям. У меня есть два пластиковых ящика для файлов, по одному для каждого из моих детей, а на висячих файлах есть пометки: для малышей, для малышей, для детских садов и так далее.

Любые специальные документы за эти периоды времени хранятся здесь, чтобы у них был один день.

Хранение детских произведений искусства —

Храните, пока не будете готовы выбросить, оцифровать или подарить своим детям.

У меня есть две прозрачные корзины, по одной для каждого ребенка, чтобы держать свои работы.

Другие предметы, по которым у меня нет файлов, но которые важно отметить:

Квитанции на мелкие покупки —

бросьте немедленно, если не можете вернуться. Квитанцию ​​по этим предметам я храню в бумажнике.

Когда период возврата закончится, бросьте.Квитанции на большие билеты, которые я держу.

Документы об образовании-

хранить навсегда. Их можно хранить в течение длительного времени.

Корешки платежа —

храните, пока не сравните с W2 в конце года. Я бы сохранил их в подвешенном файле «Финансы».

Контракты —

держать до окончания контракта. Я держу свой онлайн.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ РАБОТУ НА ДОМУ:

Вот краткое изложение документооборота в моем доме.

Бумага обычно попадает в мой дом двумя путями:
1.) из почтового ящика
2.) из детских рюкзаков

Из почтового ящика:

Каждый день получаю почту и сразу открываю.

Большая часть идет прямо в корзину. Если речь идет о личной информации, она сразу отправляется в уничтожитель.

Остается всего пара листов бумаги.

Если это счет, он кладется в стопку моего мужа на нашей кухонной консоли и оплачивается в течение нескольких дней.

Затем счет будет измельчен или, возможно, попадет в нашу подвесную папку «Счета» в ящике для документов в нашем офисе.

Если это приглашение или что-то, к чему я хотел бы вернуться, я добавлю требующий действия элемент в свой список проектов в блокноте.

Затем я добавлю мероприятие в свой цифровой календарь.

Наконец, я перемещаю приглашение в почтовый ящик «Текущие проекты» в нашем офисе.

Из детских рюкзаков:

Когда мои дети приходят домой, они опустошают свои рюкзаки и кладут свои бумаги на кухонный столик.

Как и большинство мам, с которыми я работаю, я съеживаюсь, когда скапливаются бумаги на кухонном столе. Борьба за то, чтобы дома были организованы, ведется постоянно!

Поскольку это близлежащее место достаточно близко, чтобы его можно было увидеть, но не мешает готовить еду, это работает для нашей семьи.

Любые документы с информацией о предстоящих событиях и задачах остаются на этой поверхности.

Таким образом, ничто не «теряется», поскольку остается визуальным напоминанием о событиях этой недели.

Как только бумага становится неактуальной, она отправляется в корзину.

Обычно в выходные дни консоль чистая и готова к следующей неделе.

Если документ приходит и является справочным материалом за учебный год, он попадает прямо в его ежегодный школьный файл в офисе.

Поскольку мои дети еще маленькие, их «текущие проекты» — это обычно рисунки и произведения искусства.

Думаю, когда они станут старше, они будут выполнять более крупные домашние задания.

Посмотрим, что будет развиваться, и при необходимости скорректируем.

БУМАЖНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОМУ ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

Я считаю важным упомянуть — бумажную работу в моем доме довольно легко вести.Потому что моя семейная жизнь, хотя и полная, довольно проста.

Оформление документов может быть утомительным по многим причинам. На ум приходят проблемы со здоровьем и потеря члена семьи.

В таких ситуациях, как правило, семьи также испытывают стресс от ситуации.

В результате становится намного сложнее оставаться в курсе и поддерживать бумажную работу.

В этих обстоятельствах я рекомендую обратиться.

Обратитесь за помощью, если вам сложно разобраться в своей системе обработки документов или вообще решить проблему бумажного беспорядка.

Обсудить это и принять помощь друга или члена семьи могут помочь уменьшить этот стресс. Кроме того, это может помочь вам разработать системы для краткосрочных или долгосрочных нужд.

Также есть поставщики услуг, в том числе организаторы, бухгалтеры, защитники заявлений о состоянии здоровья и другие, которые могут помочь.

Наконец, , Как я говорю всем своим клиентам, я не бухгалтер. Предлагаю поговорить с вашими по любым конкретным вопросам. Это просто то, чем я занимаюсь и что работает для нашей семьи.

Эта информация основана на моем многолетнем опыте из многих источников. И я делаю все возможное, чтобы поделиться лучшими практиками.

Спасибо, Эмили! Надеюсь, вы все нашли это таким же полезным, как и я!

Не пропустите Любимые органические продукты Эмили на Amazon.

И, конечно же, вы захотите быть и подписаться на Эмили в Instagram , ее советы ТАК полезны!

МАГАЗИН ИДЕЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ВАЖНЫХ БУМАЖНЫХ РАБОТ НА ДОМУ:

Включите JavaScript для просмотра содержимого

* Этот пост содержит партнерские ссылки.Это означает, что если вы нажмете ссылку и купите что-нибудь, я могу получить небольшую комиссию с этого бесплатно для вас. Для получения дополнительной информации прочтите мой отказ от ответственности. Я передаю только то, что действительно люблю, и надеюсь, что вы тоже!

Как организовать важные документы

У взрослого человека есть свои преимущества. . . и проблемы. В детстве вы мечтаете о том дне, когда у вас будет возможность водить машину, иметь собственный дом и не ложиться спать сколько угодно допоздна.Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы выяснить, как безопасно организовать все те важные документы, которые вы должны хранить на протяжении многих лет?

В какой-то момент просьба к 75-летней маме принести на ночь копию свидетельства о рождении уже не помогает. Так откуда же вам знать разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?

Не волнуйтесь, мы вас позаботимся.Но сначала давайте поговорим о том, что это за важные документы и почему вы должны их хранить.

Что такое важные документы?

Важные документы — это те бумаги, которые вам нужно иметь при себе «на всякий случай». Скорее всего, вам вряд ли когда-нибудь понадобится их использовать, если только не произойдет важное событие в жизни, например покупка дома, рождение ребенка, изменение имени или составление завещания. Но именно в такие важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, следует начать хранить их где-нибудь, чтобы вы могли легко их найти.Эти документы включают:

• Документы, удостоверяющие личность
  • Карты социального страхования
  • Свидетельства о рождении
  • Документы об усыновлении
  • Свидетельство о браке
  • Паспорта
• Налоговые документы
  • Налоговые декларации
  • W-2 и 1099 форм
  • Любые налоговые формы, квитанции и записи
• Ведение собственности
  • Регистрация и титулы автомобиля
  • Выписки по ипотеке, документы о продаже и купли-продажи
  • Страховые полисы (дом, автомобиль, личное имущество и т. Д.)
• Медицинская карта
  • Завещания, доверенности или жилое завещание
  • Медицинские счета
  • Инструкции по захоронению
  • Полисы медицинского страхования
• Финансовая отчетность
  • Корешки для оплаты
  • Аннулированные чеки
  • Справка об инвалидности или безработице
  • Записи о выходе на пенсию / пенсионный план
  • Инвестиционная отчетность

Получаем.Хранение всех важных документов на жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких потерянных бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой бумажную копию, хранящуюся в надежном месте на всякий случай. Никогда не знаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда переедете, можете случайно забыть, где это упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и храните в надежном месте).

Свяжитесь со страховым профессионалом в вашем районе сегодня и сэкономьте больше.

Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно храните их в надежном месте. И нет, мы не говорим о том «безопасном месте», которое настолько безопасно, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.

Речь идет о несгораемом сейфе для документов, сейфе или шкафу. Также разумно держать их все в порядке. Вам нужно четко разделить его на категории, чтобы его было легко найти. Купите несколько папок и этикеток, чтобы все было в порядке и читалось.

Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.

Как долго я должен хранить банковскую выписку?

Выписки из банка: для чего они вообще годятся? Заманчиво выбросить их прямо в ближайший мусорный бак, как только вы их получите. Но не так быстро! Они действительно отлично подходят для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, уделите несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года.То же самое и со всеми этими квитанциями о заработной плате. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).

Как долго я должен хранить свои медицинские записи?

Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и неоспоримые) медицинские счета не менее одного года. Послушайте: люди делают ошибки. Этот интерн в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не разбирался во всех деталях, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды.Ваши медицинские счета отражают то, что вы заплатили, и вам пригодятся, когда вы позвоните им и любезно сообщите им, что вы их уже оплатили. А если вы не оплатили или оспариваете счет, вы можете оставить их себе, пока пыль не уляжется и все не решится.

Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?

Не долго — если вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно будет подтвердить вашу личность. В подобных случаях вам нужно иметь счета за коммунальные услуги за прошлый месяц с указанием вашего имени и адреса спереди и по центру.В противном случае получайте удовольствие, делая свое собственное бумажное конфетти с помощью измельчителя.

Как долго я должен хранить свою налоговую декларацию?

Семь лет. Ага, семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы собираетесь покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Никогда не знаешь, так что лучше держать все, что связано с налогами. . . так, на всякий случай.

Как долго я должен хранить чеки?

Измельчите этих лохов прямо сейчас! Если вы не работаете в домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или не делаете чего-либо еще, на что вы можете получить налоговый кредит, они вам действительно не нужны.Так что вперед, возьмите кучу квитанций, которые вы собирали из своих еженедельных покупок за продуктами, и измельчите их. Тебе уже не лучше?

На случай, если вам интересно: эти гарантийные талоны, квитанции на дорогостоящие товары (например, новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Да, вы должны держать их под рукой до истечения срока гарантии, продажи этого телевизора или переезда из дома.

Как долго я должен хранить записи о собственности?

Это зависит от обстоятельств.Вы действительно должны хранить такие вещи, как титулы, документы, ипотечные выписки и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или сроком действия ссуды). И как только вы скажете hasta la vista на этот платеж по ипотеке, и ваш дом будет оплачен, вы все равно захотите хранить эти документы в течение как минимум 10 лет.

Если вы путешествуете на арендованной машине, пора расплатиться с этим бездельником! Но когда дело доходит до платежей по ссуде, деталей контракта, титулов и свидетельств страхования, вы захотите сохранить их как минимум 10 лет.. . так, на всякий случай. Долги не часто возвращаются, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет профессионала: выплатите все старые долги и навсегда попрощайтесь с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!

Как долго я должен хранить личные рекорды?

Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карточки социального страхования, пенсионные счета, документы по страхованию жизни, завещание и доверенности.Вам нужно сохранить все это навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального страхования имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенность, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненное заключение и инвалидность) помогут вашим близким после вашего отъезда.

Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний на проживание, страхования жизни (например, пожизненного или нетрудоспособного) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие были вынуждены искать по мелочам. чтобы узнать, что им делать с вашей личной собственностью.А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн уже сегодня. Это самое доброе, что вы можете сделать для своей семьи.

Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он имеет отношение к вашим финансам или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание), тогда держись за это. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией перед тем, как выбросить его в корзину.Мало ли кто мог это достать!

Как создавать цифровые семейные документы и управлять ими

В экстренной ситуации последнее, что вам нужно делать, — это искать документы. То же самое можно сказать в моменты сильного стресса или горя. В идеале все важные документы, которые могут вам когда-либо понадобиться, легко найти и легко получить к ним доступ. Как ты это делаешь?

Лучший способ держать важные документы под рукой — отказаться от бумажных документов, оцифровав их, а затем сохранить эти электронные файлы в месте, откуда их можно будет извлечь с компьютера, планшета или смартфона.Во многих случаях вам также следует сохранять физические копии документов, но это не значит, что вы также не можете сделать цифровую копию. В этом есть много преимуществ.

Во-первых, у вас остается резервная копия, которая невероятно помогает, если что-то случится с оригиналами. Во-вторых, вы можете получить документы в любое время и в любом месте, если у вас есть безопасное интернет-соединение. В-третьих, когда информация оцифрована, вы можете искать ее по ключевым словам, а не копаться в кипах бумаг.Наконец, гораздо проще поделиться электронным файлом с юристом, финансовым консультантом или членом семьи, которому он нужен, чем отправлять факсы или фотокопии.

Какие важные семейные документы вы можете захотеть оцифровать? Как лучше всего сканировать и хранить их, чтобы они были в безопасности, их было легко найти и всегда были доступны, когда они вам понадобятся?

Примеры документов для оцифровки

Вам не нужно оцифровывать все. Хотя экономия каждого счета за коммунальные услуги или выписки по кредитной карте может иметь некоторую потенциальную ценность, какова вероятность того, что они вам понадобятся и вы не сможете получить к ним доступ со своего счета в онлайн-банке или поставщика коммунальных услуг?

Вместо этого сосредоточьтесь на документах, на которые вам, вероятно, придется ссылаться в какой-то момент (например, налоговые декларации) или на которые вам действительно будет полезно иметь резервную копию.Вот несколько примеров:

• Документы, связанные с серьезными изменениями в жизни: свидетельства о рождении; документы об усыновлении; свидетельства о браке, разводе, семейном партнерстве; иммиграционные свидетельства и формы

• Паспорта, водительские права и удостоверения личности

• Отчеты о состоянии здоровья, включая записи о вакцинах и иммунизации

• Записи домашних животных

• Официальные справки об образовании и свидетельства об окончании

• Звания и документы на имущество

• Договоры аренды и ссуды

• Налоговые декларации

Семейные фотографии тоже могут прийти на ум, но они требуют совершенно другого процесса для сканирования и сохранения.Для документа вам не нужно изображение с высоким разрешением, а для фотографий вам нужно. Кроме того, при работе с фотографиями необходимо учитывать цвет, оттенки сепии или оттенки серого, что обычно не является проблемой для стандартных документов.

Если у вас есть исторические семейные документы, которые больше похожи на семейные фотографии, возможно потому, что они антиквариат или имеют сентиментальную ценность, то вам, вероятно, лучше обращаться с ними как с фотографиями. По поводу любых документов, которые являются чрезвычайно деликатными или ценными, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к архивисту или прочитать несколько советов из Национального архива США.

Как оцифровать важные документы

Давайте сначала посмотрим, как отсканировать документ и превратить его в электронный файл.

Вам не нужен настольный сканер для получения результатов профессионального качества. Все, что вам нужно, это смартфон с мобильным приложением для сканирования, высококонтрастная поверхность (то есть, если ваша бумага белая, поверхность должна быть темной) и приличное освещение.

Для сканирования документа:

1. Положите бумагу на высококонтрастную поверхность. Убедитесь, что у вас достаточно света.Находиться возле окна при дневном свете очень помогает.

2. Положите документ ровно. Большинство приложений для сканирования исправляют незначительные дефекты, такие как складки и перевернутые углы, но если вы можете заставить документ лежать ровно, это идеально.

3. Запустите приложение сканирования и расположите телефон параллельно документу. Большинство приложений для сканирования имеют автоматическое определение края, если вы приложите разумные усилия, чтобы поместить страницу в рамки экранных руководств.

4. Большинство приложений сканируют страницу автоматически, но в некоторых случаях вам, возможно, придется нажать, чтобы завершить сканирование.Затем приложение предложит вам повторить процесс, если вы хотите добавить больше страниц в тот же файл.

Многие отличные приложения для сканирования бесплатны или предлагают бесплатный уровень обслуживания. ABBYY FineScanner и Microsoft Office Lens — два отличных примера. В облачное хранилище и приложения для заметок (которые у вас уже могут быть) сканирование документов включено. Это верно, например, для мобильного приложения Dropbox и мобильного приложения Evernote.

Если вам нужна возможность редактировать отсканированные документы, например, чтобы превратить лист бумаги в документ Microsoft Word, тогда вам понадобится приложение для сканирования, которое включает оптическое распознавание текста и преобразование в редактируемый текст.

Где безопасно хранить документы

Вы уже используете облачное хранилище или службу синхронизации файлов, такую ​​как Google Drive или Microsoft OneDrive, для хранения и резервного копирования важных файлов? Тогда, вероятно, имеет смысл использовать тот же сервис для хранения семейных документов.

В облачных хранилищах недостатка нет. Все упомянутые до сих пор варианты — Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive — идеально подходят. Что наиболее важно, приложения для сканирования, поскольку они очень популярны, часто дают вам возможность экспортировать оцифрованные документы прямо в них; или они предлагают собственную встроенную функцию сканирования.

Какую бы услугу вы ни выбрали, убедитесь, что она шифрует ваши данные, и убедитесь, что вы используете уникальный и длинный пароль для учетной записи. В этом отношении ваш лучший друг — менеджер паролей.

Как организовать цифровые семейные документы

В зависимости от объема документов вашей семьи вы можете создать серию папок и подпапок в своей службе хранения для их организации. Однако это может занять много времени, и люди часто начинают идти по одному пути сортировки и организации, прежде чем на полпути понимают, что это не сработает.

Итак, простой и быстрый способ сделать это — по годам. Для начала сделайте 10 папок и назовите их за последние 10 лет. Например, у вас будут папки под названием 2020, 2019, 2018 и так далее. Когда вы дойдете до 11 лет назад, добавьте к имени папки «и старше» (или что-то подобное). Другими словами, ваша самая старая папка будет называться «2010 и старше».

Теперь вы можете отсортировать цифровые документы в папку и примерно знать, где они находятся. Для удостоверений личности используйте год выпуска. Для стенограммы используйте последний год посещения школы.Если у вас слишком много файлов в какой-либо папке, просто создайте подпапку в соответствии с темой, например «Налоговые документы 2020 г.» или «Медицинские записи 2019 г.».

А как насчет имен файлов? Я считаю, что при первом сканировании имеет смысл дать файлу хорошее имя, обычно потому, что я сканирую документ по определенной причине. Если врач просит меня предоставить копию моих записей о вакцинации, я даю этому файлу четкое имя, прежде чем отправлять его.

Если вы сканируете огромные партии документов за раз, сосредоточьтесь на том, чтобы помещать их в нужную папку по годам, и обязательно создавайте подпапки, чтобы помочь вам понять, что у вас есть.Таким образом, вам не придется тратить слишком много времени на переименование файлов, но ваши документы по-прежнему находятся в разумном порядке, когда вам нужно что-то найти.

Помните о своей цели

Всегда помните о цели оцифровки ваших документов.